Verwaltete SharePoint Metadaten automatisch zuweisen bei Dokumenten-Upload und Änderung

Verwaltete SharePoint Metadaten automatisch zuweisen bei Dokumenten-Upload und Änderung

Nach Installation und Aktivierung des neuen Layer2 Auto Taggers für SharePoint V3 ist in den Einstellungen von SharePoint Listen und Bibliotheken ein zusätzlicher Link „Metadaten Automatisch Zuweisen“ verfügbar. Mit wenigen Einstellungen ist es darüber möglich, Dokumenten und Listenelementen automatisch in Echtzeit beim Upload bzw. bei Änderungen verwaltete Metadaten zuzuweisen.

SharePoint-Library-Settings-Automatically-Assign-Metadata-600

Die passenden Metadaten werden anhand der Dokumenten-Inhalte (über IFilter) sowie dem Kontext (weitere Felder, URL, Dateiname usw.) über Inhaltsklassifikations-Regeln ermittelt. Die Regeln können optional direkt im SharePoint Term Store verwaltet werden. In vielen Fällen genügt jedoch auch die Angabe weniger Synonyme. Auch ein nachträgliches Bulk-Tagging für alle Dokumente einer Library wird jetzt angeboten – ideal z.B. nach Migrationen.

SharePoint-Library-Settings-Automatic-Content-Classification-600

Verwaltete Metadaten ermöglichen eine deutlich bessere Auffindbarkeit von Dokumenten in SharePoint durch Filterfunktionen, erweiterte Suchfunktionen bzw. zusätzliche Navigationen. Bei größeren Dokumentenbibliotheken (> 5.000 Elemente) sind Metadaten oft die einzige Möglichkeit der Navigation, da Ansichten dann häufig nicht mehr wie gewünscht ausgeführt werden können (SharePoint List View Threshold Problem). Die Arbeit mit im Term Store verwalteten Metadaten ist die Grundlage von Wissensmanagement mit Microsoft SharePoint. Beispielsweise können damit Inhalte in Beziehung gesetzt werden (Content Relationship Management). Durch die automatische Zuweisung in real-time steigt die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Inhalts-Klassifikation. Fehler bei der manuellen Klassifikation werden vermieden, Benutzer werden entlastet – der Nutzen und die die Akzeptanz der vorhandenen SharePoint Lösung steigt.

Die neue SharePoint Erweiterung von Layer2 kann von der Homepage des Herstellers nach Registrierung heruntergeladen und kostenfrei zum vollen Leistungsumfang evaluiert werden: http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/Auto-Tagger-SharePoint-2010.aspx

Fragen gern gleich hier im Forum oder alternativ an sales@layer2.de.“

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