SharePoint Integration: 10 typische Fehler bei der Bereitstellung von Fremddaten in SharePoint

SharePoint Integration: 10 typische Fehler bei der Bereitstellung von Fremddaten in SharePoint

Die schnelle, einfache und vollständige Integration externer Unternehmensdaten in SharePoint, z.B. aus Datenbanken, ERP / CRM Systemen oder Dateien, ist eine häufige Anforderung bei der Nutzung von Microsoft SharePoint Technologie. Oft wird jedoch der potentielle Nutzen einer solchen Integration nicht erreicht. Hier sind zehn typische Fehler bei der SharePoint Integration von Fremddaten.
  • Integration erfolgt zu spät: Die Anwender helfen sich selbst und kopieren benötigte Unternehmens-Daten per Zwischenablage in SharePoint Listen, verwenden diese für Lookups im Kollaboration-Bereich usw. Die duplizierten Daten veralten schnell, werden inkonsistent. Lösung: Zentrale Bereitstellung benötigter Fremddaten bereits bei der Inbetriebnahme.
  • Integration erfolgt nur über die Benutzeroberfläche: Die externen Daten werden lediglich in SharePoint angezeigt (z.B. via BCS). Die gewohnten und von den Anwendern natürlich erwarteten Leistungsmerkmale sind nicht alle verfügbar. Lösung: Fremddaten in echten Listen bereitstellen.
  • Integration erfolgt unvollständig: Fremddaten und SharePoint-Daten bleiben getrennt und Synergien werden verschenkt. Vollständige Integration schließt die Ergänzung mit SharePoint-Only Daten ein, wie z.B. Metadaten, Attachments, Bilder und andere verwandte Inhalte. Lösung: Synchronisation von Fremddaten in echte SharePoint Listen – nur dann können zusätzliche Felder und Dateien angehängt werden. Bulk Import reicht dazu nicht!
  • Keine Integration mit SharePoint Enterprise Metadata Management: Die grossen Vorteile der SharePoint Suche mit dem Refinement Panel sowie zusätzliche Filter und Navigationsmöglichkeiten können nicht genutzt werden. Lösung: Synchronisation von Fremddaten in echte SharePoint Listen – nur dann können Metadaten zugeweisen werden.
  • Keine Integration in Social Networking: BCS-integrierte Daten bleiben beim SharePoint Social Networking außen vor. Lösung: Synchronisieren Sie mit echten Listen. Die Änderungen sind dann auch in den abonnierten Themenbereichen und Social Feeds, z.B. auf der MySite verfügbar. Der Layer2 Auto Tagger kann bei der Inhaltsklassifikation helfen.
  • Fehlende Prozessintegration: Benachrichtigungen und Workflows zur Implementierung von Geschäftsprozessen bei externen Datenänderungen stehen standardmäßig nicht zur Verfügung. Lösung: Echte Listen verwenden – dann funktioniert alles wie gewohnt. Externe Datenänderungen können deklarative, programmierte oder NINTEX Workflows starten.
  • Hoher Aufwand bei der Programmierung: Bei der Integration über Skripte fällt hoher Aufwand für Erstellung, Pflege und Migration an. Lösung: Tools, welche Fremddaten ohne Programmierung in wenigen Minuten einbinden.
  • Fehlende Office Integration: Microsoft Office, z.B. Outlook, arbeitet sehr gut mit SharePoint Listen zusammen – allerdings nicht über die BCS Integration. Offline-Verfügbarkeit und andere Features gehen nur mit echten Listen wie Kontakten, Aufgaben, Terminen usw. Lösung: Übliche SharePoint Listen verwenden anstatt BCS.
  • Schlechte Performance und Verfügbarkeit der integrierten Daten: Die Benutzerakzeptanz sinkt, wenn der Zugriff auf die Unternehmensdaten zu lange dauert (z.B. bei vielen Datensätzen via BCS) oder das externe System gerade mal nicht verfügbar ist. Lösung: Echte Listen als „Cache“ für die externen Daten verwenden. Das garantiert höchste Performance und Verfügbarkeit.
  • SharePoint Benutzer benötigen zusätzliche Lizenzen für den Zugriff auf LOB Systeme: Beim Zugriff über BCS sind oft Lizenzen für die jeweiligen Hostsysteme erforderlich (z.B. für SAP). So spart SharePoint nicht, sondern kostet zusätzlich. Lösung: Synchronisation in echte Listen. Dann greifen Benutzer nur auf Kopien der Daten zu, zusätzliche Lizenzen werden nicht benötigt und alle Vorteile der gewohnten Office Umgebung können genutzt werden. Vielleicht können dabei sogar Lizenzen für die LOB Systeme gespart werden, z.B. für gelegentliche, nur lesende Anwender, die nicht die volle LOB Funktionalität benötigen.
Zehn Fehler, die man nicht unbedingt machen muss. Dabei helfen auch Tools von Layer2:
Integration von SharePoint on-premise:
Integration von SharePoint Online:
Beide Tools können Sie nach Registrierung kostenfrei ausprobieren und beliebig lange als Shareware nutzen.

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