Die Collaboration Apps in Office 365 | Teil1

Die Collaboration Apps in Office 365 | Teil1

Kennen Sie schon Sway? Oder Teams?

Diese beiden Apps sind die neuesten Mitglieder der sogenannten Collaboration Apps, die serverübergreifend viele nützliche Funktionen aus der Welt von Office 365 vereinen und Ihren Arbeitsalltag vereinfachen.

Neben den drei Servern Exchange Online, SharePoint Online und Skype for business bietet Microsoft eine Vielzahl von weitere Funktionen.

Ich möchte Sie Ihnen in einer kleinen Blogserie näherbringen und Sie dafür begeistern!

Probieren Sie es einfach aus!

 

Projekte verwalten mit Office 365-Gruppen

Kenn Sie das? Bei jedem Projektstart müssen zu Beginn die gleichen Ressourcen teils umständlich eingerichtet werden:

  • Anlegen einer Teamwebsite in SharePoint Online
  • Bereitstellen eines Postfaches in Exchange Online
  • Berechtigungen zuordnen
  • Yammer-Gruppen einrichten
  • Zusammenarbeit und Termine koordinieren

Das alles geht jetzt mit wenigen Klicks und kann von jedem Mitarbeiter selbst durchgeführt werden!

Nach dem einfachen Erstellen einer Gruppe stehen Ihnen sofort ein Gruppenpostfach mit Kontakten, Kalender und Aufgaben sowie ein Gruppen-OneNote als Notizbuch und ein gemeinsamer Speicherplatz (OneDrive for Business) zur Verfügung. Hier können Sie innerhalb der Gruppe Dokumente erstellen, ablegen und zusammen bearbeiten. Dabei sehen Sie auf einem Blick, was andere Projektmitglieder bearbeitet und kommentiert haben. Des Weiteren können Gruppen in Planner und Yammer erstellt werden.

Über die Teamkalenderfunktion können Sie gemeinsam Termine verwalten und in den persönlichen Kalender übernehmen. Einzel-Chat oder gemeinsame Online-Meetings über Skype for Business können Sie genauso nutzen wie Gruppenkonversationen für Fragen, Diskussionen, Ideen und aktuelle Stände.

Office 365-Gruppen vereinen die Funktionen von Outlook, SharePoint, Planner und Yammer in einer Oberfläche und machen sie noch einfacher nutzbar. Ihr Aufgaben- und Dokumentenmanagement sowie Ihre interne und externe Kommunikation können Sie so intelligent gruppieren. Auf diese Weise bekommt jeder Mitarbeiter beziehungsweise Kunde nur die Informationen, die er wirklich benötigt. Auch sensible Daten schützen Sie mit Office 365-Gruppen gezielt vor dem Zugriff durch unberechtigte Personen.

Die Gruppenfunktion arbeitet mit Azure AD zur einheitlichen Berechtigung einer Gruppe über Outlook, OneDrive for Business, OneNote, Skype for Business, Power BI und Dynamics CRM.

 

Aufgabenmanagement mit Microsoft Planner

Für die Unterstützung Ihrer Aufgabenverwaltung bietet Microsoft das Tool Planner an. Basierend auf  Office 365-Gruppen erstellen Sie in Planner Aufgaben und weisen die To-dos per Drag und Drop den Projektmitgliedern zu. Links, Dokumente, Bilder oder Checklisten lassen sich den Aufgaben zuordnen. Einem Kollegen fällt zu einer Aufgabe noch etwas Wichtiges ein? Über eine Kommentarfunktion wird der Beitrag der Aufgabe zugeordnet.

Darüber hinaus können Sie mit Planner einzelne Aufgaben und deren Status nachverfolgen und einsehen, in welcher Projektphase man sich aktuell befindet. So können Sie bei Problemen oder fehlendem Fortschritt schnell und aktiv eingreifen und gegensteuern –  auch von unterwegs über die mobile App.

Die aufwändige Suche themenbezogener Nachrichten in Ihrem Mail-Account oder die Aufgabenverwaltung per E-Mail gehören damit der Vergangenheit an.

 

Das Firmen-Facebook: Teamkommunikation mit Yammer

Mit Yammer teilen Sie Informationen unternehmensweit und über Abteilungsgrenzen hinweg. Per Office 365-Gruppen können Sie auch hier projektbezogen Gruppen definieren und sich so mit den ausgewählten Mitgliedern austauschen.

Ein praktisches Anwendungsbeispiel findet sich in der Kommunikation zwischen Marketing und Vertrieb. Durch den Einsatz von Yammer weiß die Marketing-Abteilung beispielsweise was gerade im Vertrieb oft angefragt wird und kann Rückschlüsse für eine Marketingkampagne oder zukünftige Planungen ziehen. Über „Gefällt mir“ und „Folgen“ geben Sie direkt Feedback und bleiben zu den einzelnen Themen auf dem Laufenden. So bekommen alle Mitarbeiter einen Einblick davon, was gerade in den Abteilungen aktuell ist oder in welchen Projekten sich die Kollegen befinden.

Auch neue Ideen oder Verbesserungsvorschläge können über Yammer eingebracht und diskutiert werden.

Neben der internen Kommunikation kann Yammer auch als gemeinsame Plattform mit Kunden genutzt werden. Der externe Anwender benötigt nach der Freischaltung lediglich ein kostenloses Microsoft-Konto beziehungsweise ein Office 365 Login um auf das Portal zuzugreifen. Neben dem Informationsaustausch ist dort das Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten möglich. Vorteile die sich für die interne Nutzung aufzählen lassen, können Sie auch nach extern adaptieren.

Yammer hat somit das Ziel Informationen und Kompetenzen zu bündeln um diese möglichst effizient zu nutzen, bietet zeitgleich aber auch eine Kommunikationsplattform um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Habe ich Sie neugierig gemacht? Haben Sie Fragen oder fallen Ihnen gerade tolle Einsatzszenarien ein?

Kontaktieren Sie mich, ich berate Sie gerne!

 

Verpassen Sie keine neuen Artikel und abonnieren Sie meinen Blog.

Besuchen Sie mich auch auf Xing und Facebook.

 

Oliver Herz

Über Oliver Herz

Als gelernter Fachinformatiker für Systemintegration ist Oliver Herz seit 2013 als IT-Consultant der Ansprechpartner für die (technische) PreSales-Beratung, das Lizenzmanagement, sowie die Konzeptionierung und die technische Umsetzung auf Projektbasis von Office 365 und Azure Szenarien. Seinen Schwerpunkt legt er dabei auf Exchange On-Premise, Exchange Online, Microsoft Azure und deren Hybrid-Szenarien sowie der Konzeptionierung und Administration der lokalen IT-Infrastruktur des Kunden. Als betrieblicher Datenschutzbeauftragter liegen ihm die personenbezogenen Daten unsere Kunden sowie unserer Mitarbeiter sehr am Herzen. Sein neues, zusätzliches Aufgabengebiet im Vertrieb | Akquise runden sein Profil ab.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.



Adresse

Layer 2 GmbH
Eiffestraße 664b
20537 Hamburg

Tel.: +49 (40) 28 41 12 - 10
Fax: +49 (40) 28 41 12 - 16
Mail: info@layer2.de

Folgen Sie uns!

LinkedInXingFacebookTwitter

Google +YouTubeRSS